#8 Styr på to do listen-enhanced-70p.mp3
Hej, nu sad jeg lige her og fik super meget lyst til at lave alt muligt forskelligt. Jeg følte mig lige inspireret til at sætte mig ind i, hvordan man bliver mere synlig på LinkedIn,
fordi det er noget, jeg synes, jeg mangler. Og så kom jeg i tanke om, at jeg også har en artikel til Den Islandske Hest, hvor jeg har lovet at finde nogle billeder. Og lige pludselig tænkte jeg, at der er alt muligt på min to-do-liste.
Og så kom jeg i tanke om noget, som jeg engang imellem kommer til at gå væk fra, og det har jeg gjort nu, og nu starter jeg forfra, og nu vil jeg fortælle dig om den smarte måde at få overblik over alt det, man har på to-do-listen.
Og det hedder The Eisenhower Matrix, tror jeg, den hedder. Så jeg formoder, at præsident Eisenhower var en af de første, der ligesom brugte denne her model til at prioritere alle de her ting,
han skulle lave, for at få et overblik over alt det, man ligesom føler, man drukner i ting på to-do-listen. For hvis man skal have mere tid og mere overblik, så skal man simpelthen have sorteret ud i den her to-do-liste, ellers så begynder man bare at jagte afsted efter den.
Og jeg tror, at jeg har lært om denne her i den bog, der hedder Syv gode vaner. Den er nemlig også oversigtlig dansk til Syv gode vaner, så måske er det der, jeg har det fra.
Det kan jeg ikke helt huske, men nu vil jeg prøve at fortælle dig, hvordan du ligesom får prioriteret dine ting. Du laver simpelthen et stort kryds, og det gør du enten på en opstødstavl, eller jeg har også gjort det bare på mit bord.
Jeg har sådan et ekstra bord, hvor det burde være ryddet, og når der er det, så kan jeg bruge det, hvor jeg simpelthen bare har sat malertab op på det ene led og på det andet led, så jeg har et stort kryds. Det vil sige, at jeg har fire felter, hvor jeg nu kan sætte mine opgaver i.
Og så er det sådan, at alle ting, der er ovenfor stregen, altså de to øverste felter, det er de to ting, der er vigtige, og de to nederste felter, det er de ting, der ikke er vigtige. Og så i felterne til venstre, det er ting, der haster, og felterne til højre, det er ting, der ikke haster.
Jeg skal nok lige prøve at smide et billede i, i hvert fald hvis jeg lige finder min podcast ind på... Jeg tror godt, jeg kan putte et billede af den her ind på selve podcast-episoden. Så sådan et kryds, hvor du ligesom har fire felter,
det vil sige øverste venstre hjørne, det er det, der er vigtigt at hasse dig. Øverste højre hjørne, det er det, der er vigtigt, men ikke hasse dig. Nederste venstre hjørne, det er det, der ikke er vigtigt, men som hasser dig. Og nederste højre hjørne, det er det, som ikke er vigtigt og som heller ikke hasser dig.
Så nu har vi fire forskellige felter, og nu vil jeg lige prøve at fortælle dig, hvad der typisk kunne være i sådan nogle felter. Når jeg tænker i vigtigt, så tænker jeg faktisk også, at det er altså vigtigt, at jeg skal være involveret i dem.
Og nu ved jeg godt, at når du er som en, der har ansatte, og det har jeg jo også været i mange år, så hvis ikke du har ansatte, så kan det godt ske, at i stedet for at tænke, at jeg skal være involveret i det her, så siger jeg, at hvis ikke du skal være involveret i det,
så kan det jo bare være, at du kan få nogen til det. Og se om du ikke har ansatte. For eksempel, at skulle jeg pudse vinduer. Hvis du nu vurderer, at det er helt vildt vigtigt, fordi det er møgbeskidtet, og du har udsaldt, så ser du, om det er vigtigt, eller det er noget, der haster,
så er det jo ikke noget, du kan uddelegere. Og det er nemlig her, den kommer, fordi det, som haster, og det, som er vigtigt, det er det, der skal løses nu. Og det er jo det, du skal prioritere. Så hvis du har nogle ting i den rubrik, der hedder det at det både er vigtigt og det haster,
så er det der, du skal have dit fokus. Og det er nogle gange supersvært, hvis man har virkelig mange ting på to-do-listen, at vide, hvor man skal have sit fokus. Så nu tager du simpelthen alt det, du ved, du skal have gjort, og så laver du små sædler, eller hvis du har det på en daglæg eller et whiteboard,
så kan du bare skrive dem på. Men inden under haster og vigtigt, der kan være alle mulige kriser, og der kan også være deadlines. For eksempel en artikel, der skal ud.
Der kan også være deadlines, f.eks. en artikel, der skal ud.
Så hvis du har nogle deadlines, eller nogle kriser, eller nogle problemer, der skal løses, så skal de komme i den, der hedder haster og vigtigt. Så er der de andre vigtige ting, og det vil også typisk være det, som du gerne vil prioritere din tid på,
det du synes er interessant, det er det, der er vigtigt for dig, og der er vigtigt for din virksomhed, men som ikke nødvendigvis haster. Og i det fælde, der vil jeg putte noget som planlægning og nye projektforebyggelse, hvis vi nu snakker om, at der er noget, der kan være krise, så kan der være noget andet, der ligesom er under forebyggelse for at undgå denne her krise en anden
gang. Det kan være næste artikel, den er også vigtig til næste månedsblad, men det kunne være, at jeg skulle gå i gang med den nu, så den ikke ender over i den, der hedder haster lige nu, haster den ikke, men er stadigvæk vigtig. Så det er de her to felter.
Det er her, man putter planlæggende ting, altså forebyggende ting, men som stadigvæk er vigtige for dig og din forældre. Så er der ting, som haster, men som ikke er vigtige. Der synes du måske, det lyder lidt mærkeligt, at ting kan
haste uden at være vigtige. Men dem rammes vi af alt for meget hver dag. Det kan f.eks. være afbrydelser. Der kommer nogen, der siger, nu er der det, og nu er der det, så bliver du afbrudt af ting, som måske faktisk
ikke er vigtige, men du er blevet afbrudt af det. Det kan være et uventet besøg, det kan være møder, der er i din kalender, Det kan være et uventet besøg, det kan være møder, der er i din kalender, det kan være post og e-mails og
opgaver, der ikke bidrager til dit mål, men som bare hele tiden kommer og presser sig ind i din kalender, og det er faktisk det værste. Altså, jeg synes jo i hvert fald tit, at man kan få de her der, hvor du skal lige svare på den her, og så skriver
bogholderen, at nu vil du gerne have bilag og sådan noget, og så slipper du alt, hvad du har i hænderne, og så går du i gang med din her bilag. Du kunne selvfølgelig, selvfølgelig skal der findes bilag til din forretning, men det ville være super dejligt, at du ligesom selv havde haft styr på, hvornår du ville det her.
Fordi det der med, at noget lige pludselig går til at blive en afbrydelse, og som lige pludselig går ind og bliver noget, der haster. Forsøg at undgå det, og forsøg at kigge på de her ting. Hvis du sidder nu og siger, at jeg har alt det her på to-do-listen,
og det her, det her, det her, det her, det her haster. på studielæsninger, at det her, det her, det her, det er haster. Hvis det er nede i kategorien ikke vigtigt, men haster, så er det her, du skal kigge på, om det er noget, du kan uddelegere. Så det vil sige, jeg har en masse hastesager, men de er ikke super vigtige,
og der tror jeg måske ikke, at borgholderen mener, at bilagene, men opgaver, som haster, men som ikke er vigtige, prøv at se, om du kan få hjælp til dem. Det er i hvert fald et sted, hvor man vil prioritere at få
uddelegeret, fordi det er opgaver, der ikke bidrager til din vision eller din mål, men det er nogle opgaver, der haster. De skal måske løses, så se om du kan få det uddelegeret. Så har vi det sidste felt i nederste højre hjørne,
og det er ting, som ikke er vigtige og som ikke haster, men som du stadigvæk bruger din tid på. Og det er reelt bare tidsrøvere. Og man siger jo tit det her med, at vi bruger den tid, vi har.
Har du 27-30 timers job, så går du ned på 20 timer, så kunne du måske nå det samme alligevel. Men der er noget, der forsvinder. Det er klart. Og det er alt det, der røver din tid. Og det er overspringshandlinger. Det er tjek af sociale medier og e-mails.
Og du har sikkert en masse andre ting. Så hvis du nu sidder med, at alt det her skal jeg gøre. Og det kan også sagtens være, at du har nogle ting. Konkrete ting, du kan putte på din to-do-liste, men hvis du kan sige til dig selv, at det her haster ikke,
og det er heller ikke særlig vigtigt, så put den ned i det, der er nederst og højere i hjørnet, og så se, om ikke det går væk af sig selv. Så ret beset, så vil man sige sådan, at hvis det haster, og det er vigtigt, så løs det med det samme.
Jeg plejer altid at sige, at hvis jeg har en opgave, den kan løses på under fem minutter, så gider jeg ikke engang at skrive det på en liste. Hvis jeg kan løse det med det samme, så får jeg det ud af verden. Men det skal selvfølgelig være en opgave, der haster og er vigtig. Ud af verden, løs det nu.
Hvis ikke det haster, men det stadigvæk er vigtigt, det skal du planlægge. Put det i din kalender. Alle de her ting, du gerne vil, de nye muligheder, eller forebyggelsen, eller udviklingen, eller kurser, du vil tage, eller ting, som du synes er vigtige, men som ikke haster,
men også at få skrevet den artikel, og få fundet de billeder, ting, du kan planlægge. Få det planlagt. Få det puttet i en kalender, så du ligesom ved, hvornår du skal have det gjort, og de ikke ender i hasterbogen. Ting, som haster, men som ikke er vigtige.
Se, om ikke du kan uddelegere dem. Det er afbrydelser, møder, uvente besøger, uvigtige poster, uvigtige opgaver. Altså ting, der ikke er vigtige, men som lige pludselig haster. Se, om du kan få noget andet til at gøre det. Jeg ved godt, at så lige pludselig ender det
hos alle mulige andre, som skal høre det her. Og end med lorteopgaverne. Men det behøver ikke være lorteopgaver. Men så find nogen, der måske kan det. Og som jeg sagde, hvis der er et eller andet. Jeg har jo oplevet det.
De her ting, hvor der er en bil, der går i stykker i en dyrlægepraksis. Og så holder den et eller andet sted, og vi skal have fat i falk og sådan noget. Og lige pludselig, at det siger 1, 2, 3. Og så er alle på kontoret involveret i den her bil, fordi
det er en hasteropgave. Men sagen er, at alle behøver jo ikke at være involveret i den her bil. Man bliver simpelthen nødt til at uddelegere det her. Man bliver nødt til at sige, at byrådlagen har fået telefonnummer på fald. Slip det. Det er uddelegeret. Jeg ved
godt, at det er en hastersag, men vi behøver ikke alle sammen at være involveret i det. Eller der er en, der ligesom tager tiden og får fat i mekanikeren og falder og alt muligt andet, og så skal alle andre slippe den der. Og det er sådan en klassisk hastersag, fordi den kommer bare altid
som en bombe. Der er en dyrlæge, der holder et sted, bilene går et stykke, og han kan komme ud af stedet, og han er forsikret, og du ved, nu skal vi have ringe til kunderne. Og det er sådan en klassisk kaster sag, men prøv at få dem uddelegeret. Sørg for, hvis det er dig, der er chefen, at det ikke er dig,
der sidder og ringer til fælger, mekanikere, dyrlægen og kunderne. Få uddelegeret det her. Yes, det er en kaster sag, men det er ikke vigtigt for din vision og dit mål med forretningen. Så er det bare noget, der skal løses, og det er noget, der kan uddelegeres.
Og så er det sidste felt, det som ligger i ikke vigtigt og ikke haster. Drop dem. Prøv at se, om ikke du kan. Hvis du har sådan nogen, og du sætter dem på listen der, prøv at se, om ikke du kan bare lade dem være, og se, om ikke de går væk af sig selv.
Hvis du har et eller andet, hvor du tænker, vi burde have gjort det her, men jeg synes ikke, det er vigtigt, og jeg synes ikke, det haster. Du må gerne sætte det i det der felt. Prøv at se, om ikke du på et eller andet tidspunkt om 14 dage kigger på det der og tænker, nå, nu kan jeg godt kunde den sammen. Nu er det slet ikke aktuelt
længere. Så det er mit bud til dig, hvis du sidder lige nu og du råkner i opgaver, så se, om ikke du kan prioritere noget tid på, ikke bare at løse opgaverne, men at få overblik over
dit opgave. Og det er jo den mantra, jeg altid har, fordi hvis du får overblik over dit opgave, så arbejder du lige nu på din forretning og ikke bare i din forretning. Hvis du bare slaver afsted og løser den ene opgave efter den anden, når de melder sig, så arbejder
du i din forretning, og så er det forretningen, der styrer showet, og så er det ikke dig, der styrer forretningen. Så prøv det. Lav et stort kryds på en tavle. Ting, der haster, det er over i venstre side, og haster ikke
over i højre side. Alt det, der er vigtigt, er for oven. Alt det, der ikke er vigtigt, er for neden. Og så putter du felterne ind, altså så putter du al din opgave ind, enten med post-it-sedler, eller bare skriver det på et whiteboard, eller på en opstørstavle.
Prøv at få det her overblik, det er mega fedt. Og så gå i gang med alle de opgaver, som både haster, og som er vigtige, og som skal løses. Nu klagelagt de ting, som er super vigtige for din forretning, men ikke haster,
men jo er det, der er vigtigt for dig og for din forretning. Få dem planlagt, få dem skrevet i kalenderen, se om der er nogle ting, du kan uddelegere af hastesagerne, så de ligesom er væk fra dit hår og din forretning. Få det uddelegeret
og så vend ryggen og ignorer alle de her sædler, der ligger i ting, som hverken haster eller er vigtige. Og så held og lykke med at få styr på din to-do-liste.
